Vejledning  af 6.4. 2024 om Berigtigelse mm. i Offentlig Forvaltning. (gældende)

Denne vejledning udsendes af www.hjemmel.com, Den vil løbende kunne blive opdateret.
Udgivet  6. april 2024

Du kan downloade artiklen som pdf her:

VejledningOmBerigtigelseIOffentligForvaltning

 

Denne  vejledning  omhandler ‘berigtigelse’ som det forstås i Databeskyttelsesforordningens artikel 16. ¹Termen anvendes i helt andre juridiske sammenhænge: Vedr. pressenævnet, vedr bekræftelse på en indgået handel, fx. Samtidig behandles reglerne om retten til at blive glemt (artikel 17), om anvendelsesbegrænsning (artikel 18) og orienteringspligt vedrørende tidligere, men nu berigtigede oplysninger til tredjemand (artikel 19), altsammen set i forvaltningsretlig sammenhæng.

 

Ved berigtigelse her forstås den procedure, den dataansvarlige har pligt til at følge, når en person, der mener at kunne konstatere, at en registreret oplysning om vedkommende selv er falsk og begærer den falske påstand rettet.

Vejledningen omhandler bestemmelserne i GDPR kapitel 5. Ud over berigtigelse omhandles retten til at blive glemt ( artikel 17), anvendelsesbegrænsning (artikel 18) og pligten til at orientere andre modtagere om berigtigelse (artikel 19). Det anbefales at læse  Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder.

 

 

Der gælder særlige forhold i offentlig forvaltning.

GDPR gælder både for offentlige og private databehandlere. Afgrænsningen specificeres ikke i GDPR artikel 2, der er formuleret universelt. Det indebærer, at bestemmelserne skal respekteres af både private og offentlige databehandlere. Da der gælder særlige forvaltningsretlige regler for offentlige myndigheder, skal bestemmelserne håndteres og respekteres anderledes på en række felter hos offentlige myndigheder end hos private. Det gælder særlig indlysende, når det handler om retten til at blive glemt (artikel 17), men også på andre felter.

Denne vejledning har til hensigt især at omhandle særlige problemstillinger i forbindelse med sammenstød mellem GDPRs regler og forvaltningsretlige grundsætninger og bestemmelser, bl.. a, om notatpligt. Der skal respekteres forskellige hensyn samtidig. Emnet er forslag til løsninger på de særlige problemer, der gælder i offentlig forvaltning modsat private virksomheder, foreninger og lignende.

“Retten til at blive glemt” (artikel 17) gælder næsten ikke i offentlig forvaltning

 

Hovedreglen i artikel 17 udgøres af en persons ret til at blive glemt, eller få oplysninger om sig selv slettet.
Undtagelsesbestemmelserne er ganske omfattende og omfatter de tilfælde, hvor der gælder en retlig forpligtelse. Artiklens ordlyd undtager retten til at blive glemt fra offentlig forvaltning. Undtagelsen fra denne undtagelse er særligt de tilfælde af personforveksling, hvor oplysninger om een person simpelthen ikke burde have været noteret på en sag, fordi de omhandler en anden.  Hvor journalpligten gælder, og det vil i praksis sige i al oiffentlig forvaltning, gælder artikel 17 i al overvejende grad ikke.

 

Udpluk fra Artikel 17

Ret til sletning (»retten til at blive glemt«)
1. Den registrerede har ret til at få personoplysninger om sig selv slettet af den dataansvarlige uden unødig
forsinkelse, og den dataansvarlige har pligt til at slette personoplysninger uden unødig forsinkelse, …

d) Personoplysningerne er blevet behandlet ulovligt.

e) Personoplysningerne skal slettes for at overholde en retlig forpligtelse i EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, som den dataansvarlige er underlagt.

…, ….

3. Stk. 1 og 2 finder ikke anvendelse, i det omfang denne behandling er nødvendig:

a) for at udøve retten til ytrings- og informationsfrihed

b) for at overholde en retlig forpligtelse, der kræver behandling i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, og som den dataansvarlige er underlagt, eller for at udføre en opgave i samfundets interesse eller som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som den dataansvarlige har fået pålagt

c) af hensyn til samfundsinteresser på folkesundhedsområdet i overensstemmelse med artikel 9, stk. 2, litra h) og i), samt artikel 9, stk. 3

d) til arkivformål i samfundets interesse, til videnskabelige eller historiske forskningsformål eller til statistiske formål i overensstemmelse med artikel 89, stk. 1, i det omfang den rettighed, der er omhandlet i stk. 1, sandsynligvis vil gøre  det umuligt eller i alvorlig grad hindre opfyldelse af denne behandling, eller
e) for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares

 

 

Datatilsynet skriver:

“… Undtagelser betyder bl.a., at du som offentlig myndighed ikke er forpligtet til at slette personoplysninger om den registrerede, hvis andre regler gør, at du ikke må slette dem. Det kan f.eks. være offentlighedslovens regler om notatpligt og journaliseringspligt  ²Offentlighedslovens §§ 13 og 15.  Disse regler gør, at du som offentlig myndighed kun i få tilfælde vil kunne slette et dokument. Sletning kan normalt kun ske, hvor der er lovhjemmel til det, eller hvor et dokument ved en fejl er journaliseret på en “forkert sag, og hvor dokumentet derefter journaliseres på den korrekte sag.”  (Vejledning om de registreredes rettigheder, 6.3.)

 

Hvor der utvivlsomt gælder notatpligt i offentlighedslovens forstand, gælder artikel 17’s ret til at få slettet oplysninger om sig selv ikke. Den efterfølgende diskussion om undtagelsens udstrækning angår notatpligtens udstrækning. I 2010 udtalte Ombudsmanden, at notatpligten efter hans opfattelse også gjaldt i sager, der i højere grad har karakter af faktisk forvaltningsvirksomhed end af juridisk afgørelsesvirksomhed i snæver forstand. Det kan utvivlsomt være forbundet med besvær at trække grænsen mellem de former for registreringer, hvor artikel 17 alligevel gælder, og de tilfælde, hvor journaliseringspligten gælder som pligt.

Derimod kan grænsen lettere drages i kraft af registerbegrebets egen afgrænsning. Står der observationer om en elev i “Aula”, er de inde i registret og derfor omfattet af journaliserjngspligten, for så vidt det er skolen eller klasselæreren, der skriver noteringerne. Forældrenes eller elevernes egne optegnelser om sig selv eller hinanden er derimod næppe omfattet, og derfor vil retten til at blive glemt gælde.

 

Retten til at få oplysninger om sig selv berigtiget (artikel 16)

 

 

Artikel 16 lyder

Ret til berigtigelse

“Den registrerede har ret til at få urigtige personoplysninger om sig selv berigtiget af den dataansvarlige uden unødig forsinkelse. Den registrerede har under hensyntagen til formålene med behandlingen ret til få fuldstændiggjort ufuldstændige personoplysninger, bl.a. ved at fremlægge en supplerende erklæring.”

Den engelske udgave af GDPR bruger termen ‘rectification’, modsat fx. ‘correction’. Selv om både korrektion og rectification stammer fra latin ‘regere’, dvs en en fysisk eller begrebsmæssig renselsesproces, så handler det om at gøre noget rigtigt gennem en verfikationsproces. Der ses hen til slutproduktet efter en renselsesproces, både når man fjerner fusel fra alkohol og når man får et sandt resultat ud af et udsagn ved at omskrive det helt eller ved at fjerne urenheder.

Den sproglige forskel flytter fokus fra processen med et fjerne mulige fejl til at sikre et i en eller forstand rent produkt.

Processen kan beskrives som

1) Der foreligger et udsagn, dvs. en påstand, der attributivt klæber sig til en person

2) Den pågældende person bestrider den påstand overfor den dataansvarlige.

3) Den dataansvarlige eller sagsbehandleren skal nu forholde sig til den registreredes begæring. Den skal søges verficeret. I de tilfælde, hvor den pågældendes udsagn kun kan være sandt eller falsk, skal  på bedst mulige måde søges bekræftet. Eksempel: “Hans mor begik selvmord”. Metode. Man henvender sig til sundhedsmyndigheder for at se dødsattesten.  Når den registreredes påstand skal søges verificeret og ikke falsificeret, skyldes det, at borgerens påstand i forhold til det allerede registrerede er mere vidtgående. Granskningen skal være grundig.

4 a) I privat regi kan den hidtidige oplysning slettes.

 

 

4 b. I offentlig forvaltning:  Forvaltningsretligt kontrolspor og  “omregistrering”

Hcor journaliserings- og notatpligten gælder, må forvaltningen ikke slette falske påstande.  Fejl skal konstateres, og de skal korrigeres efter en særlig procedure. Når forvaltningen begår fejl, også alvorlige fejl, vil det fremstå  som en mulig dækmanøvre, hvis forvaltningen bare kunne slette forkerte påstande og ændre dem til sande. Det skal samtidig kunne lade sig gøre at følge processen op til den juridiske afgørelse. Derfor skal forvaltningen følge en særlig procedure, Den minder meget ompostering  i et sporbart  regnskab. Hensigfen er, at man efterfølgende skal kunne identificere de fejlrettelser, der har fundet sted i journalen. Både den falske og den korrigerede sande påstand skal fremgå, og de centrale verifikationsskridt ligeledes. Det foregår naturligvis i en slags skygge, hvor den regelrette fremstilling af sagen fremgår, men med koblinger til relevante underbilag.

Det følger af almindelig forvaltningsret, at alle offentlige, herunder også kommunale systemer, digitalt system, at alle rettelser vil kunne følges gennem et kontrolspor.

 

4 b 2 Forvaltningsretlige krav

De krav, enhver offentlig forvaltning skal leve op til, består udover den konkrete speciallovgivning, dels regler, der er fastsat ved lov, dels ved uskreven lov  og garantiforskrifter som officialprincippet, legalitetsprincippet og princippet om ³proportionalitet: “Proiportionalitetsprincippet bygger på … tankesættet om skærpede hjennme[skrav i forhold til særligt bebvrdende forvaltningsakter ” (Gammeltoft mf, 2002, 372)./mfn] i offentlig forvaltning.  Hvor den almindelige litteratur sjældent beskæftiger sig direkte med sandhedsværdien af påstande, der indgår i forvaltningsakter, står berigtigelse af påstande om den registrerede med en anden og uvant kontant dagsorden. Traditionen med forvaltningens “frie skøn” modsiges af en kun få steder direkte nævnt pligt til at skrive og tale sandt i sagsbehandlingen: Eksemplet her læses i en instruks for embedsmænd i Københavns Koimmune.

2.
“Sandhed
Vi skal leve op til sandhedspligten – vi skal tale sandt.
Det kan lyde selvfølgeligt. Ikke desto mindre har Borgerrådgiveren desværre
igennem de seneste år set sager, hvor medarbejdere og ledere i kommunen
ikke har overholdt sandhedspligten.
Sandhedspligten indebærer bl.a., at vi ikke må give urigtige oplysninger eller
oplysninger, som i den konkrete sammenhæng må anses for vildledende.”

Forvaltningens frie skøn rækker ikke til at fremsætte falske  eller udokumenterede påstande. Det er knyttet til saglighedsbegrebet, og det er underforstået, at de observationer, der indgår i som led i den materielle begrundelse i en afgørelse, skal være sande. Heraf følger, at verifikationskravet stiger med afgørelsens intensitet, navnlig i forbindelse med bebyrdende forvaltningsakter overfor en borger.

Forvaltninger, der typisk udøver fx tvangsindgreb udenfor strafferetsplejen gennem afgørelser, fx. kontrolgrupper og familieafdelinger i kommuner, bør derfor være særlig opmærksomme på deres pligt til at gå i dybden med verifikation og lutring af muligvis falske eller upræcise påstande.

 

 

4 C Anvendelsesbegrænsening, artikel 18.

Arbejdet med at få verficeret borgerens anbringende skal efter bestemmelsen i artikel 16 starte så hurtigt som muligt. Det indebærer, at udsættelse kræver en begrundelse. Ikke desto mindre vil arbejdet typisk tage tid.
Hvis den påstand, borgeren søger berigtiget, på nogen måde indgår i sagens oplysning op til en afgørelse, skal den fjernes fra sagsbehandlingen. I anvendelsesbegrænsningen indgår flere forholdsregler. Oplysningen må ikke indgå i forberedelesen af sagen op til en afgørelse, før granskningen er færdig. Det kan efter en konkret vurdering indebære, at afgørelsen udsættes, så den først genoptages, når berigtigelsen er afgjort. Den konkrete vurdering af påatandens væsentlighed kan også indebære, at forvaltningen skønner, at påstanden ikke har indflydelse på afgørelsen. Det kræver i så fald en konkret begrundelse.

Borgeren skal orienteres så hurtigt som muligt om iværksættelse og proceduren ved behandlingen af anvendelsesbegrænsening. Vælger forvaltningen at opfordre borgeren til at give sit samtykke til, at sagen fortsat behandles, bør samtykket være fuldt informeret og frivilligt. Der bør samtidigt tages stilling til, hvilken betydning oplysningen har for en eventuelt kommende afgørelse.

Kontrollerende myndigheder bør være opmærksom på omfanget af anvendelsen af anvendelsesbegrænsning, da omfanget indikerer graden af overholdelse af berigtigelse i offentlig forvaltning i det hele taget.

 

 

 

 

 

Kommunal vejledningspligt om GDPRs artikler 16-19.

Bestemmelserne i denne vejledning har en særlig betydning i forvaltningsretten. Det følger af den almindelige vejledningspligt, at forvaltningen skal hjælpe borgeren til at kende sine rettigheder. Det følger heraf, at vejledningen skal ske i boirgerens bedste interesse, ved at hjælpe vedkommende til at kunne vurdere sagen fra borgerens interesse.

Kommunerne har formentlig som følge heraf  pligt til i sager, hvor borgeren står overfor udsigten til en i almindelig forstand bebyrdende forvaltningsakt, fx. foranstaltninger efter barnets lov eller sanktioner for socialt bedrageri at blive gjort bekendt med bestemmelserne i Databeskyttelsesforordningen om berigtigelse. Samtidig bør myndigheden også overhiolde bestemmelserne om orientering til borgeren.

Forvaltningen kan sjældent forudsætte, at den enkelte borger kender disse regler. Kommunen har pligt til at modtage henvendelser, herunder mundtlige, fx. telefoniske, hvor vedkommende betvivler en påstands sandhed, som en henvendelse om berigtigelse efter artikel 16.

 

 

 

Besked til andre myndigheder – artkel 19

 

Artikel 19

Artilkel 19 lyder således:

“Underretningspligt i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling.

Den dataansvarlige underretter hver modtager, som personoplysningerne er videregivet til, om enhver berigtigelse eller sletning af personoplysningerne eller begrænsning af behandling, der er udført i henhold til artikel 16, artikel 17, stk. 1, og artikel 18, medmindre dette viser sig umuligt eller er uforholdsmæssigt vanskeligt.

Den dataansvarlige oplyser den registrerede om disse modtagere, hvis den registrerede anmoder herom.”

 

Forvaltningen har pligt til at underrette andre myndigheder, den har videresendt eller delt de pågældende personoplysninger med, om både berigtigelse og anvendelsesbegrænsning. Disse skridt skal undtagelsesvist tages, samtidig med at forvaltningen har modtaget henvendelsen fra borgeren. .

Også her er der et relevant kontrolpunkt for Data Processing Officers, Dataansvarlige og kontrollerende myndigheder, der har til opgave at påse, om disse bestemmelser overholdes.

 

 

 

Vurderinger, skøn og fakta

 

Forvaltningen har bevisbyrden ved sagens oplysning. Den skal stå inde for oplysningernes  juridiske relevans og sandhedsværdi, også kaldet deres “rigtighed”. Når en oplysning, der indgår i behandlingen af en sag, bliver “urigtig”, kan det skyldes enten en retsvildfarelse eller en faktisk vildfarelse. Ved en faktisk vilkdfarelse forstås det samme som en falsk påstand.  Berigtigelse i sin simple form handler om faktiske vildfarelser. Er en påstand sand eller falsk? Det er spørgsmålet. Bevisbyrden påhviler som udgangspunkt forvaltningen: der findes bestemmelser i loven, der giver forvaltningen mulighed for at afgøre en sag på det foreliggende grundlag, fx i sager, hvor borgerens medvirken til sagens oplysning er lovhjemlet. Omvendt gælder, at i kommunale kontrolgruppesager får borgeren under mistanke en beskyttet retlig position som beskyttelse mod selvinkriminering. 

Når der i en hvilken som helst sag altid indgåt en juridisk vurdering, fører det som regel til det resultat, at påstanden ikke ses isoleret, men i sammenhængen med en juridisk bedømmelse.  Dog kan den simple påstand ifølge sagens natur forkastes for sig. Der er ikke tale om en vurdering, hvis fx det indgår i en sag, at faderen har siddet i fængsel. Det kan verificeres, og passer det ikke, kan sagen berigtiges, uanset om det er juridisk set relevant eller ej.

I almindelighed indgår udsagn med et indbygget virkelighedsbedømmelse også i en sagsfremstilling. Den kommer så til at fremttræde som et “skøn” eller en “vurdering”. Det er helt oplagt, at en sagsbehandler ikke må tildele borgere medicinske diagnoser, idet sådanne ligger udenfor sagsbehandlerens kompetence. Helt oplagt er her diagnoser på veldefinerede lidelser efter medicinske kriterier som fx IDC 10.  I personsager kan der dog optræde påstande om, at vedkommende er “forvirret”, “behandlingskrævende” osv. Sådanne påstande kan enten tages for øjebliksbilleder eller for en slags diagnoser. Den slags påstande kan det være svære at gendrive, for det er jo sagsbehandlerens subjektive skøn. Ofte er det indtryk, der aflejrer sig, oplevet under pres. Men kan det verificeres? I det omfang, det rent juridisk indgår som argument for det ene eller det andet, fx om anbringelse udenfor hjemmet, bør borgeren i det mindste kunne vedlægge et notat på sagen.
Dette notat på sagen skal altid indgå i forbindelse med  ankesager. Selv om en sag måske fylder 2.000 sider eller mere, og det videresendte notat kun fylder 10 sider, skal disse notater og korrigerende bemærkningeruden nogen undtagelse altid sendes med.

 

 

Klager / Anker:  En anbefaling.

Klager over overtrædelser af Databeskyttelsesforordningen skal først sendes til den Dataansvarlige, det vil sige den myndighed, der har overtrådt den. Hjemlen ses  i Databeskyttelseslovens § 25, stk1
Datatilsynets afgørelser kan ikke påklages til Ankestyrelsen, for så vidt angår overtrædelser i kommnalforvaltning. Det feemgår af Kommunestyrelseslovens § 48, stk 1, der lyder: “§ 48. Ankestyrelsen fører tilsyn med, at kommunerne og kommunale fællesskaber, jf. § 60, overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, herunder kommunale forskrifter, der er udstedt i medfør af denne lovgivning, …”.

Da GDPR både gælder for private og offentlige databehandlere, fortolker Ankestyrelsen bestemmelsen på linje med andre universelle love, som for eksempel færdselsloven.

Når der opstår sagsbehandlingsfejl på grund af urigtige oplysninger, kan borgeren klage til den myndighed, der har begået fejlen, men Datatilsynet har som klageorgan ingen obligatorisk pligt til at behandle alle indkomne klager og heller ikke nogen særlig pligt til at opprioritere sager, fordi de stammer fra en kommunal forvaltning.

Typisk vil der kunne tænkes at være  en sammenhæng mellem berigtigelsesbegæring efter artikel 16 og formodning om selv alvorlige mangler ved afgørelser i den kommunale forvaltning. Da der er en lang tradition i offentlig forvaltning for se på en afgørelses materielle indhold som en vurdering eller et skøn, kan det være forbundet med besvær som helhed at rejse en sag i det hele taget.  Det faktuelle indhold i en sag bør altid kunne forsøges udskilt  som en påstand for sig,
Datatilsynet har kun hjemmel til at se på en sådan påstand for sig, dvs bortset fra afgørelsens materielle substans. På den anden side har Ankestyrelsen ikke kompetence til at forholde sig til berigtigelsesdelen. Adskillelsen melllem berigtigelse og substantielle sagsbehandlingsfejl er uheldig.

Det anbefales, at Datatilsynets afgørelser søges ændres i retning af, at Datatilsynet går dybere ind i behandlingen af påståede vurderinger ved at benytte dekonstruktion, så de latente påstande i en sag kan verificeres for sig.

 

 

Litteratur

 

Datatilsynets Vejledning om de registreredes rettigheder.

Folkeringets Ombudsmand 2010: Statsforvaltningens Kompetence vedrørende notatpligt

Folketingets Ombudsmand: https://www.ombudsmanden.dk/myndighedsguiden/generel-forvaltningsret/officialprincippet/  Officialprincippet

Folketringets Ombudsmand:  Om kontrolgruppens forholdsregler ved socialt bedrageri. : https://www.ombudsmanden.dk/findviden/fob-artikler/socialt_bedrageri/

Gammeltoift-Hansen mfl. “Forvaltningsret “, DJØF 2002.

Medarbejder-. og Kompetencestyrelsen: Kodeks 7

Ordnet,dk : Berigtigelse

 

 

 

 

Hjemmel.com

Mikael Hertig Sønderborg . Version 1. 0  6. 4. 2024

Forslag til ændringer sendes enten som kommentarer eller som mail til mh@mikaelhertig.com